• サイトTOP
  • 貿易お役立ち情報
  • 貿易事務の仕事のミスを減らしたい!よくある原因と対処法について

貿易お役立ち情報

2020/02/07
  • コラム
  • 貿易基本情報
貿易事務の仕事のミスを減らしたい!よくある原因と対処法について

国内外の関係者とやり取りを行い、貿易取引に関する多くの書類を取り扱う貿易事務のお仕事。

業務に慣れていない初心者の方はもちろん、慣れている経験者の方でも忙しさのあまり、うっかりミスをしてしまうこともあるでしょう。
しかし、そんな小さなケアレスミスが、大きなトラブルにつながってしまう可能性も…。

そこで今回は、貿易事務のお仕事で起こりがちなミスと、その対処法についてご紹介します。


目次

そもそも貿易事務の業務内容って?
貿易事務のお仕事で起こりがちなミスの傾向とは?
まずは専門用語や業務の流れをしっかり理解しよう
ミスを防ぐコツ①チェックリストを作成する
ミスを防ぐコツ②ダブルチェックを行う
ミスを防ぐコツ③ミスが起こりやすい状況や時間帯を知る
ミスを起こしにくい環境作りと影響を最小限に抑える工夫を!

そもそも貿易事務の業務内容って?

貿易取引では、異なる国の企業間でビジネスが行われるため、物品の発送や送金に国内取引とは異なるさまざまな手続きが必要になります。
そんな貿易取引の事務手続きやスケジュール調整を行っているのが「貿易事務」のお仕事。
貿易事務の方が多く活躍している企業は、商品の売主・買主として貿易取引を行っている「商社やメーカー」のほかに、通関手続きを代行する「フォワーダー(通関業者・海貨業者)」、貨物を輸送する「船会社」「航空貨物代理店」などがあります。
就業先の企業や業界によって、貿易事務の主な担当業務が異なるため、まずは簡単にそれぞれの業務内容についてご紹介します。

商社・メーカー

商社・メーカー勤務の貿易事務は、商品の受発注、貿易書類の作成、輸出入時の船積み(輸送・通関)手配などが中心。一般的に、企業規模の大きい会社では、細分化されている業務範囲の一部を担当することが多く、中小規模の会社では、少人数のため、一人で幅広い業務を担うこともあるようです。

フォワーダー(通関業者・海貨業者)

フォワーダーは、商社・メーカーなどから依頼を受け、貨物の輸送や通関の手続きを代行している会社。
フォワーダーの貿易事務の主な業務は、船積み手配や通関手配、必要な書類作成、取引先との折衝などで、正確なスケジュール管理を行い、効率良く業務を進めることが求められます。

船会社・航空貨物代理店

船会社・航空貨物代理店の貿易事務は、一般的にブッキング(船腹予約)の受付、船荷証券(B/L)やエアウェイビル(Air Waybill)の作成・発行といった輸送に関する事務業務を担当しています。
貿易取引の「輸送」にだけ関わるお仕事ですが、船や飛行機には多数の荷物を積むため、より多くの予約受付やスムーズな書類発行が求められます。

このように、貿易事務職とひとくちに言っても、企業や業界によって具体的な業務内容は異なります。
しかし共通するのは、「書類作成や確認といったPC作業・事務業務が多い」「さまざまな関係者との連携が求められる」といった点です。
そのため、貿易事務の「よくあるミス」も、これらに関連しています。


続きはこちらから



筆者:みんなの仕事Lab(シゴ・ラボ) Powered by PASONA